当公司某些员工的能力不足，和公司不匹配时，HR就要及时出面，委婉地和他们聊天。但是，辞退一个人总是不容易，不能把话说得太重，也不能让公司的名誉受损。那么，HR应该如何和离职员工聊天，才能将损害降到最小？
一、通知员工
要和被辞退的员工进行面对面交谈，尽量避免电话、微信、QQ通知，以免造成当事人的紧张感。最好是当面来到员工的座位，轻声告知有要事相谈，和员工一起离开座位，来到会议室。
不要在周末、节假日、员工的重要纪念日当天通知员工。
和员工面谈的时候，使用会议室和休息室，不要使用总经理办公室，避免谈话氛围过于严肃。
做好后尽快切入正题，不要避重就轻，谈论天气等轻松话题，等员工知道了公司的决定，会认为HR十分假惺惺。
二、陈述事实
用简洁明了的语言，告知对方公司为什么要裁掉他，一定要就事论事，不要攻击员工的人格。
还要重点强调，这个决定已获得管理层批准，不可更改。
整个面谈过程不要超过半小时。
三、认真倾听
很多情况下，被辞退的员工会反应比较激烈，不要与之辩论，认真积极地做一个倾听者就好。
积极配合员工的诉说，重复他的话语、点头附和都可以，适当安抚稳定，直到对方可以冷静地接受被辞退的事实。
四、沟通赔偿条款
和员工讲述清楚赔偿的措施和金额，不要在已经商定好的条款上口头承诺增加任何内容。
整个辞退程序，越简单越好，不要做出“调查后给出答复”的承诺，当面把所有的问题解决好。
