沟通不只影响一个人的人际关系,在职场上,更影响着团队的工作效率。在职场上,几乎每个团队都花费了接近一半的工作时间在沟通上,包括大小不一的会议,讨论,电话以及邮件等诸多类型的沟通,而高管们甚至需要花费80%的时间来沟通,也就是说,职场人士真正解决问题的时间被压缩到20%。
然而,职场上真的需要如此长的时间来沟通吗?如此多的沟通难道真的能见到成效吗?事实上,人们在沟通时,认知往往会有落差,因此,确实需要增加沟通效率达到良好的双向沟通,才能简短沟通不浪费的时间。有三个步骤能解决团队沟通时的认知落差。
1.检视团队内的沟通类型
团队内的沟通类型分两种,修复沟通与预防沟通。以大部分人最常遇到的开会状况举例,若今天某位同事正在台上提出某项计划的规划简报,在简报的过程中,台下大多数的人都边听边点头、透露出认同的眼神,最后提案也顺利通过,会议结束后,这位同事才默默靠过来说:“其实在简报时,我发现某些人好像不那么认同。”
但在会议当下,这位同事并没有直接引导相关问题、进一步询问那些感觉有异议的人,这样的状况即是典型的修复沟通。相反地,若这位同事在会议当下感觉不对劲后,便进一步询问是否有相关问题,引导同事说出觉得有疑虑处,则是预防沟通。
2.理清修复沟通与预防沟通的差异
研究显示:修复沟通会因为一开始没有立即解决疑惑点,导致事后需要花比预防沟通多10倍的心力去完成一件事。一般人在做事情时,通常会很直接地感觉到他人的不认可,但大部分的修复沟通者,往往选择忽略、装作没事,而在实际执行上,同个会议室中的人通常都是执行不可或缺的螺丝,一个环节不认可、随意草草了事,都有可能影响整体的运转,待到问题发生后,再一个个慢慢解决只会更劳心劳力。
预防沟通的目的,即是预防往后一连串亡羊补牢所消耗的成本,在一切还尚未实际前即询问、了解、解决,达到真正有效的沟通。
3.将修复沟通转换为预防沟通
将修复沟通转换为预防沟通,大部分人可以让沟通更有效率,避免往后不停召开、绵延到天边的会议。而要确实做到预防沟通,有三个方法值得借鉴。
⑴面对面的沟通
研究显示:当主管与员工面对面沟通时,情绪是会有极大感染力的。面对面沟通能够在第一时间最直接感受到参与者的反应,同时也能让听者更容易被报告者的情绪感染,双向沟通间的阻力便会降低。
⑵有意义的沟通
全公司最厌倦的,莫过于一些无意义的流程会议。然而令人无感的会议,通常问题不只在主管,员工们的参与度更重要,主管应该避免不必要的会议流程、内容等等,而在会议进行当下,若要达到有意义地沟通,参与者需要专注地聆听报告者并适时地给予回馈,如此一来,沟通才会有来有往,达到开会的意义。
⑶经常性的沟通
经常性的沟通最能有效降低修复沟通。频率太低的沟通,往往会在各部门执行一段时间后,才在会议上发现整体根本没有良好地搭配运转,小至一项新品的推出、营销、定价,大则容易使得雪球越滚越大,最后难以收拾。沟通应该要能够经常性地进行,培养参与者间的默契,同时定期确认进度,才能让每一次的会议都达到精准的预防沟通。