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为什么那些看起来很悠闲的人效率那么高?

添加时间:2017-12-08 10:40:23
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有些职场人总是忙碌,从早上七点到晚上11点,除去睡觉、吃饭,几乎把时间全部放在了工作上,如此忙忙碌碌,桌子上待处理的文件依旧堆成山,毫无意义的会议挤占了你大把的工作时间,总之,忙得团团转,但根本没有获得一丁点儿的升职加薪机会。但其实,你完全可以令自己轻松下来。现在职场,提高效率的最好办法其实是以更少的资源,用最快的速度,做更多的事情。

1.时间
你是个人,又不是个机器,你不可能做到同时处理很多任务,所以这样说来,时间管理对提高你的效率就至关重要。

最浪费时间的莫过于意外任务,而且它们通常是不重要的。我们都会有一种冲动,比如点开一条弹出来的新信息、点开一封并不那么重要的邮件这种倾向被心理学家称作“新奇事物偏见”。

这种非故意的任务转换所浪费的时间,可能超乎你的想象。你可能不相信:加州大学研究发现,如果你走神儿了,那你将花费大概26分钟的时间才能恢复专注。

所以,为了避免浪费时间,你最好提前计划每天的时间,区分意外的干扰:

计划“个人专属时间”:查看晚上积累的电子邮件,并迅速完成快速回复和转发。对积压的工作确定优先次序,删除不重要的垃圾项。

利用通勤时间完成协调任务:比如在早晨上班的路上,你就可以完成对外部顾问情况的综述---了解开放项目的最新进展,确定他们是否需要协助。这样在抵达办公室时,你就已经对项目进度有了准确的了解。

将会议时间缩短25%:你在会议上完成的工作量不会因此减少,因为许多时间被浪费在了解决电话会议安排和无用的玩笑上。如果每天将五人会议的时间从一个小时缩短到45分钟,你每个月将节省25个小时的工作时间!这相当于每年300个小时!几乎是两个月的工作时间!

安排固定的休息时间:马不停蹄地参加会议并不代表高效率,因为你会疲惫不堪,失去专注力。在日历中留出休息时间。这样做可以让你的思维保持条理。如果有条件,午餐之后就小睡10至20分钟。

2.空间
所谓“空间”是指你的环境---包括办公场所和虚拟空间。工作空间或许并非最后的边界,但却是提高工作效率的一个重要元素。

在合理的情况下在“场外”办公:如果你需要撰写一份文件或研究一个课题,排除办公室里的干扰能够提高专注度。有些公司发现,允许员工在家办公还有其他好处,例如缩短通勤时间和午餐时间,减少病假天数等。

合并所有为你提供信息的应用:你需要操作太多应用---电子邮件、微博、微信、QQ等等,把所有应用的通知集中到一个地方。

关闭移动设备和台式机上的弹出通知:不要让令人讨厌的应用程序弹出信息干扰你的专注度。马上关闭它们,并且限制自己仅在每天的设定时间查看电子邮件。你不会为此感到遗憾。

3.心态
开心是一天,不开心也是一天,那为什么不让自己过得幸福些呢?而且,调整好自己的状态,也会使你能够在当前专注于正确的任务。

如果能说话,就别发邮件。拿起电话,或者穿过大厅,直接与同事面对面交流。对于在异地的同事,利用聊天工具。因为你可以在对话中给出准确的指示,迅速消除误会。进行没完没了的电子邮件对话所浪费的时间令人难以置信---而且会产生无意义的错误。

把问题由大化小。采用敏捷技术管理工作任务。敏捷任务管理诞生于软件开发领域,把重大任务划分为“短时间的冲刺”,这样可以减少处理重大任务的焦虑。

学会列清单。尤其是在疲劳过度或时间紧张的情况下,清单能够让你不会偏离轨道。