机关公文写作必备常识

　　在机关办公室工作，公文写作是非常吃香的必备技能。能写得一手好文章，必将受到领导青睐，有一天能做到"文不加点"，离领导也就不远了。

　　能写得一手好文章，甚至成为机关的"笔杆子"，无论怎样都是一件值得庆幸的事情。虽然这样很辛苦，但确实是使自己成为"不可或缺"的人物的好办法。

　　在目前机关当中，需要量最大而又最缺少的人才就是"笔杆子"。整体而言，中国的政府官员无论级别多么高，在文化素质上都是有欠缺的。新一代年轻官员现有的文化起点往往比一些领导的文化终点还要高。这是一个可以大加发挥的整体性的优势。上一代人当中真正能写点东西，一般都是原来做老师或者部队专业的。他们最初的起点很低，大都在后来的工作当中磨练出来了。而年轻的从政者则不同，他们大都受到了正规的高等教育，"舞文弄墨"是行家里手。

　　当然，文化素质高仅是文字能力强的一个基础，要练就一笔绝活儿，还是需要在现实中磨练的。我们看到许多高学历的人甚至许多硕士、博士，手上的功夫都不怎么的，令人跌破眼镜的人大有人在。也正是从这些事情上，我们的一些领导特别是学历不高而又练就了一手好文章的人，对"年轻人"、"高学历"不怎么看得上眼。事实也许正是这样，"高学历"确实无法天然证明自己的价值和优势，尤其是在机关。表现出较强的文字能力便是年轻人证明自身价值、赢取位置主动的第一个考验。

　　文字能力的提高，是需要有一个长期积累的过程的。特别是它不是一个单纯的表达的问题，而是和写作者思想深度、思维能力、素材储备等方面直接相关的。我们很难说，一个没有思想、没有头脑的人会写出好的公文来。所以，勤于思考、善于思考乃是写好文章的前提。当然这种思考不是漫无目的的，而主要是就一件事情的分析能力和解决能力。有了良好的思考能力和逻辑能力，接下来就是要熟悉公文的特点、结构和语言风格。公文有着政治性、严密性、严肃性等特点，不能任意发挥。所有这些，都可以从对以前公文的学习、揣摩和模仿开始。模仿永远是学习的"入口"和途径。这里有两点体会可以与大家分享。

　　首先，要找准位置感，自觉站到领导的高度。位置感在机关当中十分重要，对于公文写作来说也是非常关键。公文不是自己的感想文章或者文学创作，所以，不能意气用事，至少在形式上不能成为宣泄或者表达自己的情绪的阵地。要永远记住公文写作不代表我们自己，它代表着领导或者组织，所以，我们在思考问题和表达叙述当中，都要主动占在领导或者组织的位置上。这篇公文是对上的还是对下的或者平级单位之间的，要首先弄清楚并贯彻在文章的始终。怎样才能占在领导或者组织的角度来思考问题和写作公文呢？必须注意对领导讲话和领导意图的领会。有人深有体会地说，"我们不是领导，但却不能不站在领导的位置上关注领导关注的问题、考虑领导考虑的问题"。事情确是如此。我们要写好公文，对领导的思路、想法甚至风格都是认真琢磨的。这种积累主要在平时生活当中。你要特别留意领导的每次讲话和表态，有时候可能只是三言两语，但你却可以体会到他的态度和想法。这种"跟随"是非常有益的，不但可以锻炼我们思考问题和解决问题的能力，也可以实现我们与领导之间的密切交流。

　　其次，要注意掌握规律，确保公文能够过关。目前，政府公文、领导讲话无论从数量还是从质量上都受到了众多的批评，说得最多的就是"文山会海"。这个问题早在毛主席在延安的时候就讲过了，但看起来一时半会儿还改变不了。年轻的我们自然承担着改善文风的重任，但首要的还是要习惯和善于按照公文的现有样式进行写作。写得多了大家就可以发现，其中的许多规律是可以把握的。比如，为部署一项工作而行的公文，大致要解决这么三个问题：重要性和紧迫性--操作性--组织领导。公文第一部分就是要说明我们为什么要部署这项工作，理由从三个方面去找：形势和背景，现在存在的问题，不这样做的话会有什么严重后果。操作性是公文第二部分要解决的问题，主要说明组织上对这项工作有什么具体部署和要求，让公文接收单位或者台下参加会议的人怎样去做。第三部分强调要加强组织领导，确保这项工作落到实处。再比如，工作计划和工作总结的区别。计划要列出几个具体方面，要很干净，具有可行性和可操作性，不要写太满，不要写太具体，为实际工作留下余地。否则完不成，还不就给人留下话柄了嘛。工作总结和工作汇报，则要求照顾到方方面面，特别是工作的完成不要全揽到自己的身上，否则就会有人不舒服。在写作当中要详细一些，点面结合，对一些"出彩"的事情甚至可以泼墨描述，以加深别人的印象。文无定法，但不同的目的决定不同的文章内容和形式。这些规律性的东西，都是要在现实工作当中去仔细摸索、不断提高的。特别要注意把自己和别人写的东西都储存下来，不断积累观点和素材。很多时候，我们都会写目的、内容和形式差不多的东西，只要综合以前的东西，加上新的形势要求、再改进一下形式就可以。按照以上的办法去做，不能保证使公文多漂亮，但至少可以过关。

　　有种说法是"天下文章一大抄"，说这话的时候，大都是批评文章的无创造性、呆板或者重复。公文更是给人以这种"抄来抄去"的不妙感受。这种事情看怎么说法。公文的特点毕竟首要的是它的政治性，讲求的是下对上的传达、贯彻和执行。这种下对上保持"一致性"的要求，使得公文中的"全国通用粮票"很多。其实，很多讲话或者层层发的文件，为什么给人以"抄来抄去"的感觉呢，就是因为它实质上承担的是传达贯彻的任务。在"传达"方面，现在传达、传播信息的渠道太多了，人们早就知道的事情，你又来个文件，可不就显得多余呗。在"贯彻"方面，讲求的是"结合实际"，但很显然这个"结合"是非常困难的。客观上就很难，如果再加上主观上的不努力，根本就起不到什么"贯彻"的作用。所以，通常大家的处理就是在"抄"来上级文件精神之后缀上一句"请结合实际贯彻执行"。这样做，等于层层传达了，但却层层推卸了贯彻的责任。最后，钻进了"以文件贯彻文件，以会议贯彻会议"的怪圈。

　　我们可以为改善这种状况作出自己的努力吗？答案是肯定的但又是充满艰难的。原因还是在于公文代表的是领导和组织的态度，而不是我们个人的随意发挥。这个涉及到领导和组织是否有贯彻落实上级要求的"诚意"。这个"诚意"很重要，如果有这种"诚意"而不是做形式和表面文章，我们自然就可以结合自己的实际提出贯彻落实的措施，从而使公文呈现出个性化的特征。所以，作为执笔者来说，在起草公文的时候，能够理解到领导和组织的真正态度，就可以按照两个方向来写。一是表态性质的，表明领导和本级组织的态度，过得去就行了，反正执行不执行也没人管，过去就过去了。这类公文大都把事情提得很高，说得很悬，看起来挺吓人的，其实，没什么实质内容。二是真心实意要抓的，这样的文章就要下力气进行研究，特别要考虑到有什么新的举措，考虑到可行性和可操作性。一般来说，文件起草者处于整个工作的基础性地位，是可以顺车塞进一些自己的建议和主张的。因为常常是领导都没完全想好事情应该怎么办，就让人起草文件了。这里边你塞进一些东西，只要不是特别"个色"，很多时候是可以被领导接受的。这实质上起到了参谋的作用，也发挥了起草者的创造性。起草人可以从中体会到"当点儿家"的美妙感受。

　　年轻人起草文件，遇到的最头痛的一件事情就是"修改"，不停地被领导"修改"。有时候你觉得自己写得挺好的，对不起，领导不把你的文章改得面目全非不算完。如果你对领导的对文章的修改有什么情绪的话，对不起，领导可能要转过头来"修理你"。文章被人修改是一件非常令人郁闷的事情，但没办法，你必须接受这个事实，无论你多么不情愿。

　　在机关，文章被修改常常不是文章这个事情本身。哪怕一个字都可能被人无限夸大、上纲上线。所以，你不能只看到文章本身的对与错，也不要天真地认为是你和领导的"文字风格"不一样，等等。要知道，这远远不是一个遣词造句的问题，不是一个文字风格的问题。领导完全可能通过文章修改这件事来判断你的性格，感受你对他的态度，显示自己的权威，实施他对你的领导，获得一种心理上的优越感和快感。这样问题就严重了，你必须倍加小心。无论你多么有才华，都不宜与领导争一词一句之短长。领导要改，要改了再改，要先改成这样再改回原样，要反复地改，无休止地改，怎么办？你必须执行。特别是在你的文字能力没有得到领导高度信任和同事普遍公认之前，你必须坚决按照领导的要求去改。这一方面可以表明你谦逊的态度并和领导和同事建立良好的互动关系，另一方面你也有机会修正自己的错误从而提高自己。很多时候，你不得不承认是自己考虑不周全，即使你自认为已经很完美了，你还有提高的余地。所以，对文章修改这件事情，万万不可小觑，就当在反复的磨练中磨砺自己吧。不但磨砺文字水平，更磨砺你无棱无角的性格。

　　古人在写文章上曾经追求一种境界，叫"文不加点"。就是说自己的文章写得非常完美，无需别人修改。这种境界我们尽管可以在机关中去追求，但是在我们自己成为领导之前，恐怕是难以做到了。